Registrų kūrimas bei jų nustatymų detalus aprašymas 

Norint sukurti naują registrą bei pamatyti esamus registrus, rekomenduojame sekti apačioje pateikto ekrano vaizdo paspaudimų seką. Atlikę pavaizduotus pasirinkimus galėsite kurti naują registrą. Apačioje rasite registrų nustatymų išsamią instrukciją, jog galėtumėte sėkmingai sukurti naują registrą bei žinotumėte, ką reiškia kiekvienas registro nustatymas.

Paspaudus ketvirtuoju numeriu pažymėtą punktą “Sukurti registrą” Jums atsidarys šis langas:

Registro pilnas pavadinimas – įveskite registro pilną pavadinimą, kuris bus matomas kuriant ar registruojant naują dokumentą, taipogi dokumento kortelėje bei paieškoje.

Registro tipas – galite pasirinkti iš trijų registro tipų: siunčiamų, gaunamų bei vidinių. Jūs turite nuspręsti kokie dokumentai bus talpinami šiame registre, todėl pasirinkite atitinkamą registro tipą. Pasirinkę tipą siunčiami – galėsite pasinaudoti funkciją Kurti dokumentą ir pasirašyti vidiniu ar el. parašu. Pasirinkę tipą Gaunami – galėsite pasirinkti funkciją Registruoti dokumentą ir pasirašyti vidiniu ar el. parašu. Pasirinkę tipą Vidiniai – galėsite Kurti dokumentą ir Registruoti dokumentą ir pasirašyti vidiniu ar el. parašu.

Paspauskite raudonai apibrėžtą “Papildomi nustatymai” laukelį jog atsidarytų papildomi registro nustatymai. Norint pilnai sukurti registrą, šis veiksmas yra būtina

Asmenys, daliniai matantys registrą – vartotojai, kurie bus pridėti prie šio punkto, galės matyti registrą kuriant ar registruojant naują dokumentą. Šio bei skenačio punkto esmė yra teisių suteikimas ir prieiga prie kuriamo registro pasirinktiems vartotojams. Nepridėti žmonės registro negalės matyti kurdami ar registruodami naujus dokumentus.

Asmenys, daliniai vykdantys paiešką registre – panašiai veikia kaip ir viršuje esanti funkcija. Norint jog vartotojai galėtu naršyti šio registro dokumentuose, juos matyti bei rasti per paiešką, reikėtų juos pridėti prie šio punkto.

Registro trumpas pavadinimas – rekomenduojame įrašyti tokį patį pavadinimą kaip ir registro pilname pavadinime, kurį užpildėte pačioje pradžioje.

Registro numeris – nurodomas registro numeris, kitaip vadinamas trumpiniu, kuris matysis sistemoje ir dokumentuose. Kaip pavyzdys, jeigu turite registrą pavadinimu “Sąskaitos faktūros”, jo numeris galėtų būti SF1 arba tiesiog SF. Viskas priklauso nuo įmonės ar įstaigos vidinės tvarkos.

Rūšis – tai yra registrų suskirstymas į rūšis, tad reikėtų priskirti registrą prie vienos iš jau sukurtų rūšių.

Dokumento terminas dienomis – kuriant naują dokumentą visuomet galite pasirinkti dokumento terminą. Pasirinkę termina naudodami šią registro funkciją, jis pagal nutylėjimą atsiras kiekviename dokumente, kuris bus kuriamas šiame registre.

Būklė po sukūrimo – sukūrus naują dokumentą šiame registre automatiškai yra nustatoma dokumento būklė. Galite pasirinkti norimą būklę po dokumento sukūrimo šiame registre. Jeigu registrą naudosite dokumentams kuriems reikės parašo ar vizavimo rekomenduojame palikti būklę „Projektas“.

Būklė po registravimo – užregistravus naują dokumentą šiame registre automatiškai yra nustatoma dokumento būklė. Galite pasirinkti norimą būklę po dokumento registravimo šiame registre. Rekomenduojame palikti būklę „Registruota“.

Sekretorius – tai galimybė nurodyti dokumento sekretorių. Dokumento sekretorius vykdo dokumento registravimo funkciją, t.y. jei registras yra vidinio ar siunčiamo tipo, po pasirašymo dokumentas nukeliaus pas dokumento sekretorių, jei toks bus nurodytas.

Dokumento paskutinis numeris – galite įvesti pasirinktą numerį, nuo kurio, eilės tvarka, toliau tęsis dokumento numeracija. PVZ: jeigu pradėjote dirbti su sistema nuo metų vidurio, tačiau turite jau popieriniu variantu užregistruota 50 dokumentų, bei jų nenorite sukelti į sistemą, o tęsti dokumentų registraciją ir kūrimą sistemoje, tuomet turėtumėte įvesti paskutinį numerį – 50. Sekantis kuriamas dokumentas bus 51.

Registro šablonas – tai šablonas, pagal kurį sudaromas dokumento numeris. Standartiškai nustatyta kad rodytų $JOURNAL-$NR ($JOURNAL - Registro numeris, $NR - Dokumento numeris). Galima papildyti norimą atvaizdavimą dar keliomis funkcijomis kaip :

-$YEAR - Rodys dokumento sukūrimo metus,

-$MONTH - Rodys dokumento sukūrimo mėnesį,

-$DAY - Rodys dokumento sukūrimo dieną.

Galima pasirinkti tokį kiekį atvaizduojamų funkcijų kiek norite. Svarbu - po kiekvienos funkcijos parašymo neturi būti tarpo, juos turi skirti brūkšnys “-”. Pvz norite kad dokumentą atvaizduotų su visomis pasirinktinomis funkcijomis, tada reikia rašyti “$JOURNAL-$NR-$YEAR-$MONTH-$DAY” (be kabučių).

Gavėjas(-ai) pagal nutylėjimą – galimybė nurodyti dokumento gavėjus pagal nutylėjimą. Kurdami ar registruodami dokumentą šiame registre, laukelyje „Gavėjas“ matysite visus įvestus gavėjus pasinaudojant šia funkcija.

Siuntėjas(-ai) pagal nutylėjimą – galimybė nurodyti dokumento siuntėjus pagal nutylėjimą. Kurdami ar registruodami dokumentą šiame registre, laukelyje „Siuntėjas“ matysite visus įvestus gavėjus pasinaudojant šia funkcija.

Vizuotojas(-ai) pagal nutylėjimą – Vidiniams arba siunčiamiems dokumentams galimybė nurodyti vizuotojus pagal nutylėjimą. Toks pats veikimo principas kaip ir viršuje paminėtos funkcijos.

Pasirašantys asmenys pagal nutylėjimą – Vidiniams arba siunčiamiems dokumentams galimybė nurodyti vizuotojus pagal nutylėjimą. Toks pats veikimo principas kaip ir viršuje paminėtos funkcijos.

Kontrolės tipas – galimybė nurodyti kontrolės tipą pagal nutylėjimą.

   -  Nekontroliuojama – dokumentas nebus kontroliuojamas pagal nutylėjimą;

   -  Paprasta kontrolė – būtina nurodyti kontrolierių bei ar dokumentas bus su paprasta kontrole pagal nutylėjimą;

   -  Ypatinga kontrolė – būtina nurodyti kontrolierių bei ar dokumentas bus su ypatinga kontrole pagal nutylėjimą. 

Kontrolierius – Pasirenkamas asmuo, jei aukščiau nurodomas paprastas ar ypatingas kontrolės tipas. Tai vartotojas, kuris po dokumento užregistravimo turės paskutinį kartą patvirtinti jog dokumentas yra atliktas, pažymėdamas „Atlikta“ dokumento kortelės parinkčių juostoje.

Integracijos kodas – užpildomas vykdant integraciją su kitomis išorinėmis sistemomis. Rekomenduojame palikti tuščią.

Slaptas? – galimybė nurodyti, jog slaptumo žymė bus visada uždėta kuriant dokumentą. Tai reiškia, jog dokumento kortelėje esamos laikmenos matysis tik tiems vartotojams, kurie turi teises juos matyti, atsidarius dokumento kortelę. Užvedus pelės kursorių ant dokumento kortelės, pastebėsite pranešimą, jog dokumentas slaptas.

Naudojamos dokumentų versijos? – redaguojant dokumentą susikurs naujos dokumentų versijos, kuriose galima matyti originalaus dokumento pakeitimus. PVZ: jeigu redaguosite dokumentą 5 kartus, sistema sukurs 6 skirtingas dokumento versijas, kuriose bus matosi visi redagavimai bei kas juos atliko.

Leidžiama registruoti atgaline data? – galimybė registruoti dokumentus atgaline data šiame registre.

Numeracija tęsiama po metų pabaigos? – galimybė tęsti arba netęsti dokumento numeraciją šiame registre po metų pabaigos.

Naudojamas? – galimybė nurodyti, ar šiuo metu registras yra naudojamas, ar ne. Tai reiškia, jog registras nebus tarp pasirenkamų registrų prieš kuriant dokumentą. Rekomenduojame naudoti šią funkciją tam, kad netrinti nereikalingo registro, galite jį tiesiog padaryti nenaudojamu, o esant reikalui jį vėl padaryti naudojamą.

Leidžiama kurti neprisegant failų? – galimybė kurti dokumentą neprisegant laikmenų. Nerekomenduojame šios funkcijos įgalinti, kadangi vartotojai retkarčiais sukuria dokumentą be laikmenos to nenorėdami, kadangi neparodomas pranešimas, jog laikmena nėra prisegta kuriant dokumentą.

Priskirti bylas – galimybė priskirti bylas prie registro. Kuriant ar registruojant naują dokumentą registre suteikiama galimybė registrą išskaidyti į skirtingas bylas, kuriose laikomi failai.



Ankstesnis skyrius:
1. Būtina informacija prieš pradedant dirbti su Integrra