Instrukcija kaip sukurti naują bylą bei priskirti ją esamiems registrams.

Norint sukurti naują bylą bei pamatyti esamas bylas, rekomenduojame sekti apačioje pateikto ekrano vaizdo paspaudimų seką. Atlikę pavaizduotus pasirinkimus galėsite kurti naują bylą. Apačioje rasite bylų nustatymų išsamią instrukciją, jog galėtumėte sėkmingai sukurti naują bylą bei žinotumėte ką reiškią kiekvienas registro nustatymas. Kurdami bylas, jas galėsite iš karto priskirti prie jau esamų registrų. Bylų esmė yra galimybė suskirstyti vieną registrą į kelias bylas. Jeigu registras suskaidomas į bylas, jį pasirinkus kuriant ar registruojant naują dokumentą, visada bus būtina nurodyti ir registro bylą.

 

Paspaudus ketvirtuoju numeriu pažymėtą punktą “Sukurti naują bylą” Jums atsidarys šis langas:

Byla – matomas bylos pavadinimas, kuris figūruos dokumentuose, registruose, paieškoje ir t.t

Priklauso registrams – leidžia pasirinkti kuriant bylą registrus, kuriems ši byla priklausys. Viena byla gali priklausyti neribotam kiekiui registrų.

Bylos numeris – nurodomas bylos numeris, kuris gali figūruoti sudarant registro numerį. Jeigu byla papildo registrą SF1 ir bylos numeris yra 25, tuomet registro numeris sukuriant dokumentą, kurio sekantis numeris bus 87, gali atrodyti taip – SF1-25-87.

Pašalinimo iš archyvo laikas metais – pasirenkamas skaičius po kiek metų bylos dokumentai bus pašalinti iš archyvo. Galima pasirinkti nuo 1 iki 25 metų.

 

Paspauskite ant punkto „Papildomi nustatymai“ norėdami tęsti bylos kūrimo procesą.

 

Pasirenkama pagal nutylėjimą? – pažymėkite varnele šią skiltį, jeigu norite jog bylą esančiuose registruose kuriant ar registruojant naują dokumentą būtų automatiškai pasirenkama ir to nereikėtų kas kartą daryti rankiniu būdu.

Dokumento terminas dienomis – kuriant naują dokumentą visuomet galite pasirinkti dokumento terminą. Pasirinkę terminą naudodami šią bylos funkciją, jis pagal nutylėjimą atsiras kiekviename dokumente, kuris bus kuriamas šioje byloje.

Perkėlimo į archyvą laikas metais – pasirenkamas skaičius, po kiek metų bylų dokumentai bus perkeliami į archyvą.

Saugojimo terminas – pasirinkite kiek laiko būtų saugojamos bylos sistemoje. Galite pasirinkti nuolatinį saugojimą arba metų skaičių.

Teisės aktas iš DVS – jeigu Jūsų įmonė turi priskirtus teisės aktus pagal kuriuos yra aprašytos bylos, tą numerį galite pažymėti būtent čia.

Teisės aktas – jeigu Jūsų įmonė turi priskirtus teisės aktus pagal kuriuos yra aprašytos bylos, tą numerį galite pažymėti būtent čia.

Veikla – tai yra bylų suskirstymas į veiklas, tad reikėtų priskirti bylą prie vienos iš jau sukurtų veiklų.

Pastabos – galite pažymėti pastabas susijusias su byla ar Jums reikalingą informaciją.

Yra dokumentacijos plano papildyme – pažymėkite jeigu turite dokumentacijos plano papildyme aprašytą kuriamą bylą.

Asmenys, daliniai matantys bylą – kaip ir registruose, vartotojai, kurie bus pridėti prie šio punkto, galės matyti bylą registre kuriant ar registruojant naują dokumentą. Nepridėti žmonės bylos negalės matyti kurdami ar registruodami naujus dokumentus.

Leisti pasirinkti kuriant/registruojant dokumentą? – nuėmus varnelę, bylos registre, prie kurio priskirta byla nematysite. Būtina pažymėti varnele, jog matytumėte bylą registre.

Administruojantis dalinys – pasirinkite dalinį, kuris administruos bylą. Tai reiškia, kad pasirinktas dalinys bus paskirtas dokumentams kurie bus registruojami kuriamoje byloje.  



Ankstesnis skyrius:
2. Registrų kūrimas bei jų nustatymų detalus aprašymas